关于OA系统试运行启动的通知

    作者:四川煤田一三五来源:www.lz135.com时间:2017-06-16浏览量:6915次

四川省煤田地质局一三五队

关于OA系统试运行启动的通知

 

队属各单位(部门):

通过前期测试及调试,一三五队OA系统初步设置完成,为了尽快启用该系统,需要各单位(部门)积极配合,将基础数据录入系统,尽快熟悉操作流程,于2017625日之前完成基础数据的录入,争取早日实现办公自动化。具体操作事宜如下:

一、分配账号

目前账号已经设置完成,机关分为队领导、经营处、财务部、审计部、总工办、安全保卫部以及档案室共7个部门,专业公司分为岩土公司、勘察设计公司、测绘院、地勘院、资环公司、地环公司、恒源矿业、钻探公司、美地佳源(房产)、印务公司、探矿者、美地源物业等14个公司,分别设置了领导及内勤操作员两级账号,各专业公司领导只能查看、审核、修改所负责公司的相关信息,内勤人员也只能查看、修改所处公司的相关信息以及部分模块。由于增加账号过程中是按照全队统一要求设置的,各专业公司如有其他要求,可以在获得账号后与经营处或者财务部负责人联系,修改权限。

各专业公司安排好内勤人员或者负责人员后可以在经营处或财务部查获账号及密码。获得账号后请及时修改密码。

二、熟悉编码规则

由于系统采用唯一编号进行识别,因此熟悉编码规则相当重要。具体要求和实例如下:

(一)主合同

1.主合同编号简图如下:

 

    2.主合同编号中的代码情况综述如下:

合同归属公司代码对应表

序号

单位名称

对应代码

备注

1

一三五队

A

2

岩土公司

B

3

勘察设计公司

C

4

测绘院

D

5

地勘院

E

6

资环公司

F

7

地环公司

G

8

矿业公司

H

9

钻探公司

J

10

 美地源置业公司(房产)

K

11

印务公司

L

12

机械加工公司

M

13

美地源物业公司

N

14

135投资有限公司

P

15

吉安达商贸公司

Q

注:合同归属公司指队及队属各专业公司,若有局属单位或局属以外其他单位借用一三五队相关资质实施项目的情况发生,则合同归属代码处按具体负责该业务或对口联系的队专业公司对应代码填写,合同签订代码处的填写按所用资质公司所对应的代码填写。

合同签订公司代码对应表

序号

单位名称

对应代码

备注

1

一三五队

A

队部

2

岩土公司

B

队属

3

美地佳源公司

C

队属

4

美地源物业公司

D

队属

5

135投资有限公司

E

队属

6

吉安达商贸公司

F

队属

7

成都兴蜀

G

局属

8

中成集团

H

局属

9

局地勘院

J

局属

10

陆源公司

K

局属

11

局测绘院

L

局属

12

137建设有限公司

M

局属

13

137蜀东地勘院

N

局属

14

137地元公司

P

局属

15

141建设投资有限公司

Q

局属

16

141合顺监理贵公司

R

局属

17

局物探院

S

局属

18

华源矿业公司

T

局属

注:合同签订公司指局属具有相应业务资质的独立法人,也包括局属以外的公司。

3.主合同编号的填写

办公室在对各专业公司签订的合同进行盖章确认时,应对合同的归属和使用公章类别(合同签订公司)及其各自对应的代码、相应序号等情况进行登记,各专业公司采用外单位名义签订的合同亦应交至办公室登记。合同登记完毕后,办公室按已确定的合同编号规则对其进行统一编号,该合同编号完整唯一。

4.举例

1)队属自身无资质的专业公司使用队属有资质公司名义签订合同,如:

2017322日,地环公司使用岩土公司资质并以其名义签订自身公司第12个合同,该合同在岩土公司名义下为第33个合同,则合同编号为:170322G012B033

2)队属自身有资质的专业公司使用队属有资质公司名义或自身名义签订合同,如:

2017323日,岩土公司以自身名义签订自身公司第15个合同,该合同在岩土公司名义下为第35个合同,则合同编号为:170323B015B035

3)队属专业公司借用局属单位资质并以其名义签订合同,如:

2017323日,岩土公司以局地勘院名义签订自身第16个合同,其为我队借用局地勘院名义签订的第4个合同(此顺序号是在全队所有专业公司借用局地勘院名义签订合同的情况下计算),则合同编号为:170323B016I004

4)队属专业公司借用局属以外单位资质并以其名义签订合同,如:

2017324日,测绘院借用局属以外单位名义签订自身第11个合同,其为我队借用该单位名义签订的第2个合同(此顺序号是在全队所有专业公司借用盖单位名义签订合同的情况下计算),则合同编号为:170324D011/002XXX(该单位名称通用简称)。

5)局属单位或局属以外其他单位借用一三五队相关资质并以其名义签订合同,如:

2017324日,局属单位或局属以外某公司通过地环公司对口借用美地佳源的地灾监理资质签订合同,则该合同归属于地环公司,按地环公司自身公司合同数量进行连续排列序号,若序号为14且美地佳源名义下的合同序号为24,则合同编号为:170324G014C024

注:外部单位或公司分包给我方的分包合同、我方不涉及用于具体项目的采购合同等类似合同在我方的合同管理中按主合同相关规定执行。

(二)分合同

分合同的合同编号在各自对应的主合同的合同编号基础上末尾按序添加(XX)编写,如主合同编号为170322G012B033,则该主合同下的第一个分合同的合同编号为170322G012B03301),第二个分合同的合同编号为170322G012B03302)。

三、整理、录入基础数据

1.合同信息、项目信息

由于前期项目实际完工进度可能与财务部登记情况不一致,但是此系统需要先录入合同信息以及项目信息,才能导入财务数据,因此内勤人员需要在财务部获取本公司的项目台账,按照台账列示的项目收集合同,整理信息,包括合同名称、合同编号(按照编码规则,设置唯一识别的编号,以前年度合同由于不便于在办公室登记获取资质单位(合同签订公司)序号,因此合同签订公司序号可以由归属公司自行规定)、归属公司、合同签订公司、合同分类、合同总金额、合同签订日期、合同有效期、项目名称、开工时间、项目地址、项目负责人等信息,具体内容可以查看系统合同管理模块中新增合同信息内容。整理完成后将设置好的合同编号返一份给财务人员,进行对比核对后逐一录入系统,注意如果存在打包处理的合同,只能设置一个合同编号。然后经过公司领导、经营处、财务部审核。

录入合同信息时,需要扫描合同,录入合同扫描件,方便后期查看。

2.财务管理

财务人员按照内勤人员返回的合同编码以及本系统财务管理模块中项目台账管理中导出的模板进行财务数据的整理,然后直接导入系统中。

3.保证金管理

经营处或者专业公司内勤人员需要收集整理保证金情况,包括项目名称、业主(建设单位)、保证金金额、归属单位、保证金转出单位、到账单位、经办人、日期等信息,整理完成后与财务人员进行核对,核对一致后录入系统,此时状态为待处理。然后由财务人员更改状态,包括已转出、已退回和已转履约保证金。

4.其他模块

资产管理与档案管理目前无统一要求,专业公司可以自行考虑是否加入运行。

四、试运行

基础数据录入、审核完成后,系统投入试运行阶段。具体操作过程如下:

1.投标

内勤人员在保证金管理模块录入保证金信息,填写付款单,领导、财务签字等线下流程不变,支付成功后财务人员在保证金管理模块中修改状态——已转出。

如果中标,根据项目要求,投标保证金直接转履约保证金的,经办人员需要联系财务人员更改保证金状态——已转履约保证金;如果未中标,经办人员需要积极联系对方退款,退款成功后财务人员修改保证金状态——已退回。

2.新增合同信息、项目信息

1)增加主合同

内勤人员在合同签订盖章时确认合同编号,按照系统要求增加主合同信息,上传合同扫描件,公司领导审核合同信息,经营处审核合同风险性等内容,最后财务审核并在财务系统中立项。

如果合同按照实际结算,则在增加主合同时可暂时填写一个预估金额,待实际结算后再修改主合同金额。

当主合同为多个专业公司协作时,如果项目实施过程中成本费用统一核算,可以在备注栏中注明分配比例,此时仅一个公司领导可以查看到项目情况,后期统计时其他协作公司需要询问项目情况。如果项目实施过程中各专业公司成本费用单独核算,可以将该主合同按照各自专业公司编码规则进行编号录入系统,只是在录入合同金额时只能录入该专业公司应有的份额,成本费用也需要单独核算,此时各专业公司领导可以查看该项目属于自己公司的经营业绩。

2)增加分合同

项目分包需要录入分包合同,扫描并上传分包协议。如果此时主合同还未签订,也需要在办公室先登记获得主合同编号后,在系统中按照实际情况填写必要的主合同信息再增加分包合同信息。

3.项目实施

1)分包付款

每月规定时间内,公司领导需要在财务管理模块中上传资金计划表。

分包付款前必须录入分包合同,然后在项目管理模块的分包项目列表中录入分包付款信息,再填写付款单,其他线下签字、审核流程不变,付款成功后财务人员审核付款情况。如果在审核过程中发现与录入信息不符可以由内勤人员修改付款信息,或者财务人员审核不通过。

2)项目收入、成本汇总上报

财务人员定期更新汇报项目收款、开票、成本费用情况,上传到项目管理模块中的项目台账管理中。同时根据公司领导需要,财务人员可以上传管理费用、利润表、资金预算、备用金余额表等信息。

3)项目施工进度

年末未完工项目需按实填写施工进度,并且核对项目收入、成本是否与施工进度相匹配,如果项目已完工或接近完工,项目成本却未报销,需要填写预估成本。

4.项目完工

项目完工后项目负责人需通知内勤人员更改项目状态,填写尾款收款时间,并及时报销项目成本费用。有保证金的还需要及时联系对方退回,退回后财务人员更改保证金状态——已退回。

五、问题反馈

系统试运行过程中遇到任何问题都可以在一三五OA操作交流群(群号:584677739)的QQ群中讨论,对确实存在系统问题的,相关人员会定期收集整理并反馈给软件开发公司进行修改。

                               四川省煤田地质局一三五队

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